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Formas efectivas de organizar reuniones virtuales

La pandemia trajo consigo nuevos retos como la organización de manera remota. Descubre los puntos que pueden ayudarte a organizar reuniones virtuales con éxito.

Junto con la pandemia llegaron nuevas formas de adaptarnos a la vida laborar de manera virtual, que si bien algunas empresas ya tenían más dominado en su mayoría fue todo un reto el poner en práctica el trabajo de forma remota.

Actualmente las reuniones virtuales se convirtieron en la principal forma de comunicación para llevar a cabo nuestras actividades diarias ya sea con nuestro equipo de trabajo, clientes, proveedores o escuela.

Pero bajo el actual escenario en el que muchas empresas se han visto en la obligación de adoptar masivamente el teletrabajo en sus oficinas, las videoconferencias se colocan como la manera de mantener a los equipos comprometidos y conectados en la distancia.

Las reuniones virtuales o incluso las presenciales, pueden ser un arma efectiva de un equipo de trabajo o una pérdida absoluta de tiempo y productividad.

Por ello queremos brindarte algunos puntos que te pueden ayudar a tener reuniones virtuales exitosas.

1. Elección del canal de comunicación:

Un punto muy importante para poder implementar las reuniones virtuales es al momento de elegir la plataforma que usara la empresa para este fin.

En la actualidad existen muchas herramientas que te brindan todos los elementos necesarios que vas a utilizar en las reuniones o sesiones de trabajo.

Una vez que tengas elegida la herramienta que utilizarán es muy importante asegurarse que todos los colaboradores sepan utilizarla y cuenten con un equipo portátil, ya sea laptop, tablet, smartphone además de una conexión estable de internet. 

Recuerda que no hay nada más incómodo que los clásicos problemas técnicos instantes antes de empezar, estos impactan en el ánimo y sobre todo son una enorme pérdida de tiempo

2. La privacidad:

El tema de la privacidad es algo que no podemos pasar por alto ya que conlleva el riesgo de filtrar información confidencial de la compañía o incluso de los participantes.

Debemos asegurarnos de que los invitados se puedan autentificar con usuario y contraseña para evitar que tengamos invitados infiltrados.

Por otro lado, debes cuidar que cuando te encuentres en una sesión tengas abierto los archivos estrictamente necesarios para esa sesión para evitar que se pueda filtrar información delicada a la hora de compartir pantalla.

3. Enviar la invitación con tiempo:

Otro punto que no debes dejar de lado es enviar la invitación a los asistentes con tiempo suficiente para que todos puedan preparase y estar listos a la hora de la sesión.

4. Asegurarse que todos los invitados son los estrictamente necesarios:

Si algo valoramos hoy en día es nuestro tiempo y el de los demás, por lo que es importante que cuando se haga una reunión virtual consideremos a las personas estrictamente necesarias para tratar los temas que se verán en la sesión y así no distraer a otros colaboradores de sus actividades con temas que no los involucra.

5. El orden del día:

Algo que no debes perder de vista es el orden del día o bien los puntos que se van a tratar en la sesión para que no terminemos hablando de otros temas y desviemos el propósito de dicha reunión.

Te sugerimos que tengas anotados los temas que va a abarcar la sesión y el orden en que serán tratados.

6. Acuerdos y compromisos:

Toda reunión ya sea virtual o presencial debe tener finalmente acuerdos y compromisos por parte de los participantes con la finalidad de asegurar que todos están enterados de los puntos a trabajar, así como aprovechar el momento para cualquier duda o sugerencia que pueda ayudar a lograr el objetivo de la mejor forma.

Esperamos que te sirvan estos tips para que logres acercarte a tus equipos de trabajo y tengan un mayor éxito en sus sesiones de trabajo.

Cuéntanos como ha sido tu experiencia en las reuniones virtuales.

Escrito por Maria Hernández