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De un Excel a una aplicación de Salesforce.com

El objetivo de los sistemas de TI, ya sea un CRM, ERP, recursos humanos, contabilidad, o cualquier otro sistema, es para cubrir su proceso de negocio completo. Lo ideal sería que todas las tareas se deben realizar dentro del sistema o un grupo de sistemas integrados con el fin de simplificar y centralizar sus operaciones.

El objetivo de los sistemas de TI, ya sea un CRM, ERP, recursos humanos, contabilidad, o cualquier otro sistema, es para cubrir su proceso de negocio completo. Lo ideal sería que todas las tareas se deben realizar dentro del sistema o un grupo de sistemas integrados con el fin de simplificar y centralizar sus operaciones.

La abundancia y ubicuidad de Excel en su lugar de trabajo es una señal de que todavía hay algo de su sistema que no puede hacer. El hecho de que la mayoría de los sistemas de TI tienen una función “Exportar a Excel” resalta aún más la necesidad de Excel.

¿No sería genial si sólo puede transformar su cálculo de Excel en una aplicación? Imagínese no tener que interpretar el modelo de Excel (que ya trabajan) en una hoja de especificaciones que tomaría días de programación. Imagine no tener que importar y exportar datos entre sistemas constantemente a Excel. ¿No sería más fácil si sólo se puede actualizar una fórmula en vez de ir a través de las evoluciones del sistema?

Obtener más de sus hojas de cálculo de Excel

La gente ha usado Excel para innumerables propósitos: generador de informes, repositorio de datos, limpieza de datos, lógica, y lo más importante, para sus cálculos. Si bien todas estas cosas se pueden hacer mediante programación, los usuarios finales optan por utilizar Excel porque es fácil, cómoda, flexible y accesible.

Los usuarios son propensos a tener modelos existentes de Excel que se re-uso cada vez que nuevos conjuntos de datos se generan a partir de los sistemas de TI. En algunos casos extremos, las organizaciones podrían ser completamente dependiente de una hoja de cálculo que se ha creado en los años 90.

Excel es útil, por decir lo menos, pero creemos que tiene mucho más que ofrecer cuando se toman fuera del escritorio y en los sistemas de TI.

Excel como un programa de back-end

Lo que queremos decir con esto es que las hojas de cálculo de Excel existentes se pueden integrar en los sistemas de TI y se ejecuta como una aplicación de back-end. En esta configuración, el modelo de cálculo de Excel contiene todos los cálculos y la lógica que necesita ser ejecutado y, posiblemente, algunos parámetros, mientras que los datos se puedan computar proviene directamente de su sistema. 

A medida que su modelo de Excel y su sistema informático está conectado, usted es capaz de aprovechar en la fuerza de ambas tecnologías: la flexibilidad de Excel, y la estructura de los sistemas de TI ‘. Tenerlos conectados también reduce el riesgo de error humano durante la manipulación manual, y mejora la latencia entre las actualizaciones de datos y resultados recién calculadas.

Cuando la integración de Excel es más apropiada que la programación

La creación de nuevas funciones utilizando Excel tiene sus ventajas. Para empezar, el uso de sus modelos existentes de Excel le ahorrará una gran cantidad de tiempo en comparación con la codificación y volver a probar lo que ya se encuentra en las hojas de cálculo.

Excel permite un fácil ajuste de los cálculos en que las reglas de negocio y los parámetros cambian regularmente. El uso de Excel es especialmente útil para el manejo de excepciones que vienen como para pensárselo dos veces durante la especificación o nuevos casos surgen como su negocio evoluciona de forma natural. A diferencia de la programación donde los pequeños cambios requieren nuevas pruebas completo, el impacto de algunos cambios en Excel sólo afecta a la función de cómputo, no todo el sistema.

Por último, el uso de Excel para crear nuevas funciones reduce al mínimo la necesidad de intervención por el administrador del sistema, ya que sólo se requiere su asistencia durante la configuración inicial. Creación del modelo de Excel y las futuras evoluciones de los cálculos y la lógica se puede hacer de forma independiente por los gerentes de negocios.

Por supuesto, siempre hay un lugar apropiado para la programación y usted debería ser capaz de evaluar si la inversión en programación es la mejor opción para usted.

Infinidad de casos de uso

Tomando Salesforce como un sistema de muestreo de TI, Excel se puede utilizar fácilmente para complementar las funciones de cálculo disponibles que ofrece. Por ejemplo, comisiones de ventas se calculan de forma diferente en las organizaciones. Se puede basarse en la utilidad bruta, porcentaje de los ingresos, puertas de ingreso, gastos de colocación, y otros, en combinación con múltiples estructuras de comisiones y el marco temporal. Además de esto, los cálculos pueden variar dependiendo de la posición de ventas, departamento, tipo de cuenta, y pueden incluso ser dividido entre varios empleados.

La programación de un cálculo de tales multidimensional puede ser complicado, mientras que es menos difícil cuando se hace en Excel. Mediante la asignación de una ficha para cada dimensión de la computación, y el mantenimiento de las tablas de parámetros, la comisión de venta se puede calcular paso a paso, lo que hace aún más fácil de probar.

Facilitar la integración y el alivio de las debilidades de Excel

El uso de una plataforma como Salesforce facilita la integración de los sistemas de TI y Excel a través de servicios web.consola de Salesforce ofrece funcionalidades que permiten a los usuarios finales gestionar sus hojas de cálculo para resolver muchos de los problemas que se encuentran típicamente con Excel.

Fuente: http://www.salesforceben.com/transform-excel-models-salesforce-apps/     

Escrito por Pedro Jauregui Gonzalez