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Errores más comunes en las implementaciones de Salesforce

Si te estás preparando para implementar Salesforce, probablemente ya hayas invertido mucho tiempo y dinero para asegurarte de que la solución funcione bien para tu negocio.Comprender los errores críticos que otros clientes han hecho durante la implementación puede ser útil para asegurarse de evitar los bloqueos comunes que retrasan el ROI.

Si te estás preparando para implementar Salesforce, probablemente ya hayas invertido mucho tiempo y dinero para asegurarte de que la solución funcione bien para tu negocio.

Comprender los errores críticos que otros clientes han hecho durante la implementación puede ser útil para asegurarse de evitar los bloqueos comunes que retrasan el ROI.

1. Descubrimiento inadecuado

Las empresas que implementan nuevos sistemas de negocio, ya sea Salesforce u otra solución de software, a veces encuentran que su nuevo sistema resuelve muchos problemas, pero también crea nuevos. Un descubrimiento adecuado le permite a su equipo descubrir todas las necesidades y desafíos, así como todas las fortalezas y limitaciones, con el sistema propuesto para evitar estos problemas.

Los proyectos exitosos requieren un Discovery para identificar los requisitos del negocio y definir la solución que mejor se alinea con esos requisitos. La solución necesita abordar los cambios tecnológicos y de proceso que son necesarios, junto con la participación de los principales interesados ara asegurar la participación.

Durante el descubrimiento, debe revisar todos los procesos para identificar áreas que podrían simplificarse. También debe identificar quién puede apoyar la nueva solución y cómo pueden cambiar sus necesidades de personal o sus responsabilidades. Asegúrese de llevar a cabo un análisis exhaustivo de todos los sistemas de negocio, no sólo CRM y no sólo Salesforce. Sin este análisis, es mucho más difícil ser verdaderamente eficaz con un sistema que no coincide con lo que usted necesita que haga.

2. Requisitos incompletos

Los malos requisitos del sistema son la causa principal del fracaso del proyecto de TI. Los requisitos establecen las necesidades de las partes interesadas que serán resueltas por el nuevo software. El descubrimiento, o elicitación, es sólo el primer paso del proceso de requisitos. Debe analizar, documentar y gestionar los requisitos a lo largo de la implementación inicial, así como la implementación posterior.

Documentar los requisitos del sistema de una manera que asegure que el producto final cumple los objetivos y la visión no es una tarea fácil. Animamos a los clientes a listar los “imprescindibles” y los “agradables a los que tienen” en un formato de la cuna a la tumba. Cuanto más detalle, mejor la solución final coincidirá con la visión original, lo que limita la reelaboración y la expansión del alcance.

Errores comunes de los requisitos:

  1. Alcance del proyecto no bien definido o acordado
  2. No hay suficientes detalles y omisiones.
  3. Desglose de la comunicación
  4. No las personas adecuadas involucradas
  5. Cambios fuera de control o nuevos requisitos

3. Socio de Implementación Incorrecto

Hay cientos de socios ahora en Salesforce AppExchange. Elegir el mejor para sus necesidades, presupuesto y cronograma puede ser un proceso difícil, pero muy útil.

Tres tipos de Socios de Implementación:

  1. Pequeño –  usualmente solo funciona dentro de un producto de Salesforce (generalmente Sales Cloud). Ellos configuran y personalizan la solución, pero no tienen capacidades para manejar la compleja integración y el desarrollo o la mejora de los procesos de negocio de grandes dimensiones. Ejemplos: freelancers, agencias de personal, pequeñas empresas (1-5 consultores)
  2. Mid-market – por lo general basado regionalmente y tiene profundidad en capacidades y certificaciones con una gama de servicios para varios productos de Salesforce. Los socios del mercado medio sirven a medianas empresas a las cuentas de nivel empresarial a tasas más asequibles que los integradores de sistemas más grandes. Ejemplos: Force By Design, Nuvem Consulting, Vertiba
  3. Global – se alinean muy de cerca con el desarrollo de productos de Salesforce. Trabajan con clientes en la vanguardia de la innovación con Salesforce como Virgin America, Coca-Cola y Philips. Ejemplos: Accenture, Appirio, Deloitte

Un Partner de implementación de Salesforce especializado desarrollará un mapa de ruta de Salesforce que lo prepara para el éxito. Tomarán el tiempo necesario para aprender realmente su negocio y entender sus retos y metas tecnológicas.

4. Ningún Plan de Post-Implementación o “Hoja de Ruta Estratégica”

La implementación posterior es una de las áreas más subestimadas del éxito de Salesforce. En muchos casos, hay una idea de que cuando Salesforce se implemente, despegará y tendrá éxito por sí solo.

Después de la implementación, sin embargo, un líder del proyecto o administrador es necesario para supervisar continuamente y garantizar lo siguiente:

  1. Se identifican, implementan y mejoran nuevos procesos
  2. Los usuarios están utilizando la funcionalidad de la forma en que se supone que
  3. Los usuarios son apoyados con capacitación y asistencia
  4. Recursos técnicos disponibles
  5. Se identifican nuevas características y requisitos para futuras versiones
  6. Una hoja de ruta de Salesforce está en su lugar
  7. Los usuarios tienen mecanismos de comunicación y retroalimentación para nuevas mejoras
  8. Se presupuestan y se incluyen en la hoja de ruta fases adicionales y requisitos más amplios con análisis y aprobación del ROI; Planes de implementación
  9. La adopción y los informes de ROI están en el lugar para comunicar a la Alta Dirección sobre el desempeño real, y para establecer acciones correctivas según sea necesario

Muchas empresas necesitan la funcionalidad de Salesforce que no está “lista para usar” (objetos estándar). En este caso, debe considerarse el desarrollo personalizado de Force.com (objetos personalizados). Puede haber usuarios que sólo requieran acceso a objetos aduaneros. Algunos de los objetos estándar podrían manejarse a través de un tipo de licencia con un costo menor.

5. No entender las opciones para móviles

Salesforce tiene potentes capacidades de movilidad. Las empresas empresariales están implementando rápidamente aplicaciones móviles orientadas al cliente, los empleados y los proveedores, utilizando la plataforma de desarrollo de Salesforce1 Lightning en la que una aplicación web se envuelve en una aplicación nativa. Cuenta con componentes de arrastrar y soltar que no requieren avanzadas habilidades de codificación. Puede diseñar aplicaciones para que se vean de la forma que desee en tabletas, teléfonos, dispositivos portátiles o escritorios.

Hay algunas limitaciones, sin embargo, para los usuarios que tienen que trabajar fuera de línea a veces. Por supuesto, esto siempre está cambiando y Salesforce puede ofrecer funcionalidad fuera de línea en el futuro. Por ahora, si se requiere esta funcionalidad, existen enfoques probados que se pueden utilizar junto con Salesforce para proporcionar la capacidad off-line necesaria utilizando el SDK móvil de Salesforce.

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Escrito por Miguel Jasso Moreno