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13 consejos para manejar los datos en Salesforce

Salesforce.com se utiliza cada vez más como el sistema de registro para muchos aspectos de la relación con el cliente. Si bien esto cae bajo la categoría de "duh," demasiado a menudo los datos en el sistema no se han administrado como un activo estratégico. Con cada cambio de liderazgo en ventas, marketing o atención al cliente, por lo general hay un problema de la semántica.

Salesforce.com se utiliza cada vez más como el sistema de registro para muchos aspectos de la relación con el cliente. Si bien esto cae bajo la categoría de “duh,” demasiado a menudo los datos en el sistema no se han administrado como un activo estratégico. Con cada cambio de liderazgo en ventas, marketing o atención al cliente, por lo general hay un problema de la semántica. En consecuencia, el significado de un “lead en contacto” o una “oportunidad a destiempo” puede depender del momento en que se ha introducido. Así informes que tratan de comparar el rendimiento con el tiempo pueden ser sin sentido, o incluso mentiras absolutas.
Estas son algunas de las métricas rápidas que utilizamos al evaluar primero una base de datos de Salesforce por su integridad, calidad y fidelidad. No es que cualquiera de ellos por sí mismo es una explosión lista para pasar, pero cada uno contribuye a la deuda técnica y las eventuales sorpresas presupuestarias y de corrupción de datos. Así que aquí, en ningún orden en particular, son algunas reglas básicas que tener en cuenta en una instancia de Salesforce y por qué son importantes:

 

  1. No más del 5 por ciento de los registros de cualquier objeto son propiedad de un propietario inactivo. En Salesforce un registro puede tener solamente un verdadero propietario y si es la persona equivocada, la persona adecuada puede no ser capaz de ver o editar. Además, los registros de propiedad de los usuarios inactivos pueden lanzar todo tipo de diversión errores de permisos de datos. 
  2. Al menos el 90 por ciento de los clientes y contactos que se marca como “válida” deben tener alguna información de contacto que se parece válida. En la mayoría de los casos, esto será sólo correo electrónico o por teléfono, pero se debe incluir en el cálculo de las personas que sólo tienen una dirección de correo tradicional o LinkedIn / ID de Facebook. 
  3. Al menos el 98 por ciento de los contactos “válidos” debe tener el campo Cuenta rellenado. ¿Por qué? Porque sin una cuenta especificada, el sistema clasifica los contactos como “privado” y nadie además el creador original, incluso puede verlos. Esto hace que el código y la experiencia del usuario errores que se pueden evitar con tanta facilidad. Crear una cuenta con el nombre de “### DESCONOCIDO – NO ELIMINAR ###” y la etiqueta de todos los contactos privados en el sistema con el nombre de la cuenta. Ahora que estos contactos son visibles, los usuarios pueden hacer la limpieza de datos a su debido tiempo.
  4. Todos los objetos que declaran los tipos de registro deben tener cero registros sin el tipo de registro de población. Esta situación se produce cuando los tipos de registro están habilitados después de que el sistema se ha desplegado, por lo que los datos histórica tiene el espacio en blanco Tipo de registro requerido recientemente. Esto provoca una gran cantidad de lagunas y trampillas para flujos de trabajo, reglas de validación y el código … y por desgracia, el sistema de interfaz de usuario no hace cumplir población del tipo de registro en los cambios de registro. Por lo tanto, simplemente limpiar esto con las herramientas administrativas.
  5. Menos del 10 por ciento de Oportunidades y Casos están retrasados. Si bien esto realmente debería ser del 0 por ciento, no se puede esperar la perfección en todo momento. Dicho esto, vencida (más allá de los estrechos-por-o resolver por fecha SLA) los registros son importantes indicadores de procesos y problemas de la gente, por lo que desea asegurarse de que los datos de estas áreas deben estar limpias. Por lo general, tendrá que crear un nuevo valor de lista de selección de estado (en la línea de “tiempo de espera-cerrado”) y configurar todos los registros atrasados a ese valor. Vuelve a comprobar que sus ventas y procesos de negocio de soporte no están utilizando “atraso” de una manera significativa. Raro, pero puede suceder.
  6. Menos del 5 por ciento de Oportunidades y el 10 por ciento de los casos son “insta-close” (creado y se trasladó al estado cerrado en el mismo día). Estos datos indican que algunos de los usuarios no están utilizando correctamente Oportunidades (o está jugando el sistema), o que están prematuramente archivo de asuntos que no son de hecho resuelto.
  7. Menos del 5 por ciento de Tareas / Eventos / Actividades haber sido “abierto” más de un año. No hay nada malo con el uso de tareas para recordar a los usuarios de los puntos de acción, pero si hay un montón de ellos que son desde hace mucho tiempo, los informes o alertas en función de estos registros se convierten en una fuente de ruido.
  8. Menos del 10 por ciento de Oportunidades-cerrados ganado no tienen registros de actividad asociada. Esta es una clara indicación de la información que oculta por el representante de ventas y es un abuso del sistema.
  9. Menos del 25 por ciento de todas las oportunidades no tienen cambios (es decir, la marca de tiempo de crear es la misma que la marca de tiempo Actualización / Modificado). Lo mismo ocurre con la ocultación de información y observación abuso anteriormente.
  10. Al menos el 90 por ciento de sus usuarios activos conectado durante el último mes.
  11. Al menos el 75 por ciento de sus usuarios activos crea o actualiza un registro durante el último mes.
  12. No más de seis usuarios activos tienen privilegios administrativos en el sistema. Se trata de un “problema de los datos” que apunta a graves problemas de metadatos y de gobierno del sistema. Utilice la autoridad delegada y los nuevos perfiles para recortar los poderes de los usuarios administrativos, en particular aquellos que no trabajan en ella.
  13. El sistema en su conjunto tiene al menos un 10 por ciento de capacidad de reserva para los datos y archivos. Esto puede convertirse en un verdadero desafío si se ha integrado un sistema de automatización de marketing en SFDC, como los correos electrónicos y registros de eventos que se pueden generar de forma automática puede llegar a ser verdaderamente prodigiosa. 

Su experiencia puede ser diferente dependiendo del ciclo de mercado objetivo, modelo de ventas y las ventas de su empresa, hay una docena de otras métricas para examinar, pero no hay fijo “porcentaje permitido.” Compara cerrado perdido, número cerrado de ganado y ofertas aún abiertas por tamaño de la operación, de días en la tubería, el número de días en el escenario actual y el número de ofertas con $ 0 valor o ningún producto definido. 
Fíjense bien en cualquier acuerdo que representa más del 5 por ciento de las ventas totales de la compañía para el año. Si está utilizando la predicción, examinar la tabla de previsión para evaluar la tasa de participación, las revisiones y las tendencias de precisión. Evaluar la canalización del caso por “nivel de soporte” para identificar los cuellos de botella y traspasos torpes.

Fuente: http://www.cio.com/article/3156518/customer-relationship-management/13-tips-for-managing-the-data-in-salesforce-com.html

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Escrito por Pedro Jauregui Gonzalez